Quanto tempo guardar o prontuário psicológico (e como descartar)

A resposta curta que circula por aí — "cinco anos" — está certa e incompleta. O prazo de guarda do registro documental em psicologia tem camadas, e a camada que se aplica ao seu caso depende de onde você atende e de quem você atendeu.

Este texto foi conferido em 10 de agosto de 2026 contra a Resolução CFP nº 001/2009, a Resolução CFP nº 6/2019 e o Manual Orientativo de Registro e Elaboração de Documentos Psicológicos, publicado pelo CFP em novembro de 2025. Norma muda: confirme o texto vigente e consulte o seu CRP antes de descartar qualquer coisa.

As três camadas

Os cinco anos são mínimo, não teto. A própria resolução prevê ampliação por lei, por decisão judicial ou por circunstância específica do caso.

Os cinco anos: de quando começa a contar

Do último registro, não da primeira sessão nem da data de abertura do prontuário. Um processo que durou três anos e terminou em 2024 tem o prazo contado a partir de 2024.

A guarda cobre o registro documental e todo o material que fundamentou os documentos emitidos — protocolos de teste, folhas de resposta, anotações que embasaram um laudo. Guardar o laudo e jogar fora o que o sustentou é o erro que aparece quando o CRP pede a fundamentação.

E ele pode pedir: no caso do atestado psicológico, os conselhos regionais podem exigir a fundamentação técnico-científica por até cinco anos após a emissão.

Os vinte anos: quando esse prazo entra

A Lei nº 13.787/2018 trata de prontuário de paciente e de sua digitalização, e fixa vinte anos a partir do último registro, quando o prontuário pode ser eliminado — ou entregue ao titular.

Aqui vem a parte honesta: não há norma que diga, com todas as letras, se o consultório de um psicólogo autônomo é "estabelecimento de saúde" para efeito desse prazo. O Manual do CFP trata os dois prazos como coexistentes e usa a expressão "estabelecimentos que prestam serviços em saúde", sem resolver o caso de quem atende sozinho.

O que fazer com isso, na prática:

• Se você atende em instituição de saúde, clínica-escola, hospital ou serviço público, considere os vinte anos.
• Se você atende sozinho, em consultório próprio, os cinco anos são o piso do CFP — e consultar o seu CRP antes de descartar é o caminho seguro, porque a orientação pode variar por jurisdição.

Quem prometer um número único aqui está simplificando algo que a norma não simplificou.

Criança e adolescente: por que cinco anos não serve

O Manual do CFP é explícito: em atendimento de criança ou adolescente, o prazo de cinco anos não deve ser tomado como parâmetro. A recomendação é preservar o registro até a maioridade — os dezoito anos —, quando passam a incidir os demais prazos legais.

A razão é a interação com outras leis: a prescrição civil de dez anos, os prazos do Código Penal, que podem chegar a vinte anos, e o princípio de proteção integral do Estatuto da Criança e do Adolescente. Um registro descartado aos cinco anos pode ser exatamente o que faltará numa demanda que só se torna possível depois.

Na prática: um atendimento encerrado quando a criança tinha oito anos deveria ser preservado por, no mínimo, mais dez.

Como guardar

Em papel: local com acesso restrito, trancado, protegido de umidade e de terceiros que circulam pelo espaço. Sala compartilhada exige armário individual, não gaveta comum.

Em meio digital: os mesmos deveres, com acesso controlado e proteção contra perda. Backup não é luxo — é o que evita que "o computador queimou" vire ausência definitiva de prontuário.

O meio muda; o dever de sigilo e o prazo, não.

Prontuário em plataforma paga: o que verificar antes de assinar

O Manual do CFP tem um trecho que interessa diretamente a quem usa software de prontuário. Dois pontos:

1. Estrutura mínima. Em prontuários dispostos em plataformas comercializadas por empresas, orienta-se verificar se o formato oferecido garante a estrutura mínima exigida pelo Sistema Conselhos — sob pena de, diante de fiscalização, ser preciso fazer adequações.
2. Descarte. Quem usa plataforma paga deve verificar, desde a adesão, as cláusulas sobre descarte, para se proteger e proteger as pessoas atendidas.

As perguntas para fazer a qualquer fornecedor, antes de assinar:

• O registro tem os campos que a norma exige, ou é um campo de texto livre com outro nome?
• Consigo exportar tudo em formato legível, sem depender de vocês?
• O que acontece com os dados se eu cancelar?
• O descarte é definitivo, sem cópias remanescentes?

Como descartar

Descarte não é jogar fora. É um ato que se documenta.

• Papel: fragmentação. Nunca lixo comum inteiro.
• Digital: eliminação definitiva, sem cópia remanescente em backup, lixeira ou sincronização de nuvem.
• Registre o que foi descartado, quando e por quê. Um termo de descarte de cinco linhas resolve.

Descarte de prontuário de pessoa que ainda pode voltar, ou de caso que teve pedido judicial, pede consulta antes.

Perda, roubo ou avaria

Existe protocolo, e ele tem três passos:

1. Boletim de ocorrência.
2. Comunicação às pessoas atendidas cujos registros foram atingidos.
3. Tentativa de reconstrução dos documentos, com o que for possível.

Se houver dado pessoal envolvido, o incidente também entra na lógica da LGPD — e aí o dever de comunicar tem outro endereço.

Se você parar de atender, adoecer ou falecer

É a parte que ninguém planeja. O Código de Ética prevê que, em caso de morte ou de doença incapacitante do psicólogo autônomo, a família pode repassar os materiais ao CRP, para garantir às pessoas atendidas acesso seguro aos próprios registros.

Deixar isso escrito — onde estão os registros, como acessá-los, quem avisar — é meia hora de trabalho que evita que anos de prontuário virem uma caixa que ninguém sabe o que fazer.

O checklist da revisão anual

• Você sabe qual é a data do último registro de cada processo encerrado?
• Os atendimentos de criança e adolescente estão separados dos demais, com prazo próprio?
• O material que fundamentou documentos emitidos está guardado junto?
• O acesso ao arquivo, físico ou digital, é restrito de verdade?
• Existe backup do que é digital?
• A plataforma que você usa permite exportar tudo e apagar de vez?
• Existe um plano escrito para o caso de você não poder mais responder pelo arquivo?