O financeiro do consultório sem a planilha ao lado
Cobrança que agrupa as sessões do mês, envio por Pix, baixa com o meio de pagamento real e recibo numerado sem buraco. O que está em aberto aparece antes de virar conversa difícil.
Na rotina do consultório
O problema antes do software
Dinheiro é a parte da prática autônoma que ninguém escolheu fazer. A formação prepara para a clínica; a conta do mês chega igual. E o problema quase nunca é o valor da sessão — é o rastro. Quem pagou, quem não pagou, quem pagou duas sessões adiantadas em julho, quem faltou sem avisar em uma sexta e combinou de acertar depois.
Na prática, esse rastro costuma morar em uma planilha que só é atualizada quando sobra tempo, o que significa que ela está sempre alguns dias atrasada em relação à realidade. Uma planilha atrasada é pior do que nenhuma: ela dá a sensação de controle sem oferecer o controle, e é com base nela que se decide se dá para tirar férias em janeiro.
O custo maior, porém, é relacional. Cobrar é constrangedor por natureza, e piora quando você não tem certeza de que a pessoa realmente não pagou. A dúvida atrasa a conversa, a conversa atrasada vira duas sessões devendo, e duas sessões devendo transformam um assunto administrativo em assunto de sessão.
Como funciona
O que o PsicologoFácil faz com isso
Réplica do financeiro do PsicologoFácil: quanto entrou no mês, quanto há a receber, a média por sessão, a receita dos últimos cinco meses em barras e a lista de cobranças com vencimento e status.
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Uma cobrança agrupa as sessões, não o contrário
A unidade de cobrança é a conversa que você realmente tem com o paciente: "as quatro sessões de agosto". Uma cobrança reúne várias sessões, cada uma como item com descrição e valor próprios, e o total é sempre a soma desses itens — nunca um número digitado à parte, que poderia divergir do que ele diz cobrar.
Uma sessão só pode estar em uma cobrança viva por vez. É a proteção mais simples contra o erro mais desagradável do financeiro de consultório: cobrar duas vezes a mesma sessão e descobrir pela reclamação do paciente.
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Enviar a cobrança por Pix
Você cadastra a sua chave Pix uma vez. Ao enviar, o sistema monta a mensagem com valor, descrição das sessões, vencimento e chave, pronta para ir pelo WhatsApp. A cobrança passa para "enviada" e a chave usada fica registrada junto — trocar de chave no ano que vem não reescreve a cobrança antiga.
É importante ser exato aqui: nesta primeira versão o Pix é manual. Não há gateway de pagamento, não há confirmação automática do banco, não há cobrança recorrente no cartão. O dinheiro cai na sua conta como qualquer Pix, e você registra a baixa no sistema.
A escolha foi deliberada. Um gateway cobra taxa por transação, exige cadastro como recebedor e coloca um intermediário entre você e o paciente — custo real sem resolver o problema real, que é o rastro. A estrutura interna já nasceu preparada: cada pagamento tem espaço reservado para o identificador de um gateway, então a confirmação automática entra depois sem migração nem retrabalho no seu histórico.
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Baixa de pagamento com o meio real usado
Ao registrar o pagamento você informa valor, data e como ele entrou: Pix, dinheiro, cartão, transferência, boleto ou outro. É esse detalhe que faz o relatório do mês bater com o extrato bancário, e não só com a sua lembrança.
Uma cobrança paga é definitiva. Estorno entra como lançamento novo, não como um "despagar" da cobrança anterior. É a disciplina do prontuário aplicada ao dinheiro: o histórico só cresce, e um recibo emitido nunca passa a apontar para uma cobrança que voltou a estar em aberto.
O status "vencida" é gravado por um processo em segundo plano, comparando datas de calendário, e não calculado quando você abre a tela. Sem isso, uma cobrança pareceria vencida às 22h e em dia às 9h da manhã seguinte, dependendo de onde você estivesse.
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Recibo numerado, com os dados congelados na emissão
O recibo é emitido a partir da cobrança paga e recebe numeração sequencial por ano, sem buraco — a sequência é controlada pelo banco, então dois recibos emitidos ao mesmo tempo não recebem o mesmo número nem pulam um.
No momento da emissão, o recibo congela os dados que o compõem: seu nome, seu registro profissional, o nome do paciente, o valor e as sessões cobertas. Alterar seu cadastro depois não reescreve recibo já entregue — o documento continua sendo o retrato do que foi emitido naquele dia.
O arquivo fica em armazenamento privado e é aberto por um endereço temporário, válido por poucos minutos. Recibo de paciente não é link que circula.
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O painel responde à pergunta do mês
Três números ficam sempre visíveis: quanto entrou no mês, quanto há para receber e quantas cobranças estão vencidas. Junto deles, as despesas do consultório — aluguel de sala, supervisão, anuidade — para que a conta que interessa, a do que sobrou, não precise ser feita à parte. É o que transforma o financeiro de arquivo morto em ferramenta: você descobre a cobrança esquecida na terceira semana de agosto, e não em fevereiro, ao juntar papel para o imposto de renda.
Limites
O que esta funcionalidade não faz
Nada aqui está escondido em nota de rodapé. Se algum destes pontos for requisito para você, considere-o ausente e decida com essa informação.
Emite recibo, não nota fiscal
O documento gerado é recibo de prestação de serviço. Não há emissão de NFS-e, integração com prefeitura, cálculo de ISS nem retenção de imposto. Se o seu caso exige nota fiscal, a emissão continua acontecendo no sistema da prefeitura ou com o seu contador.
A confirmação do Pix não é automática
Nesta versão não existe gateway de pagamento nem conciliação bancária. O sistema monta e envia a cobrança, mas quem confirma que o dinheiro entrou é você, dando a baixa. Não há como o sistema saber sozinho que o Pix caiu.
Sem cobrança recorrente no cartão
Não há assinatura mensal do paciente no cartão de crédito, nem carnê, nem boleto emitido pela plataforma. A cobrança é criada e enviada por você, mês a mês, a partir das sessões que aconteceram.
Não fatura convênio nem plano de saúde
Não existe faturamento por guia TISS, tabela de convênio ou repasse de operadora. O financeiro foi desenhado para o atendimento particular. Se você atende por convênio, essa parte da sua rotina continua fora daqui.
Perguntas frequentes
O que costumam perguntar
- Como fica a sessão em que o paciente faltou?
- A falta é registrada como desfecho da sessão e pode ser cobrada — a decisão é sua, caso a caso. O sistema não aplica política de falta automaticamente: essa política é parte do seu contrato terapêutico, não do software.
- Consigo cobrar valores diferentes por paciente?
- Sim. O valor vive na sessão, não numa tabela única. Preço social, pacote combinado, reajuste a partir de março: cada sessão carrega o valor acordado para ela, e o histórico preserva o que era cobrado antes.
- E se eu registrar um pagamento errado?
- Correções entram como lançamento, não como apagamento: você registra o ajuste e ele fica visível no histórico daquela cobrança. É menos cômodo que um botão de excluir, e é por isso que o histórico serve para alguma coisa.
- Dá para exportar tudo para o contador?
- Dá. Cobranças, pagamentos, recibos e despesas saem por período, em formato legível. Não há integração direta com sistema contábil: o que sai é um arquivo que o seu contador abre e confere.
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Quatorze dias completos, sem cartão de crédito e sem ligação de vendedor. Se não servir, você exporta o que registrou e vai embora com os seus dados.
Outras funcionalidades
Agenda e sessões
Semana inteira numa grade só, com confirmação e lembrete automático por WhatsApp.
Prontuário e evolução
Anotações de sessão em linha do tempo, anamnese e documentos — registro conforme o CFP.
Teleconsulta
Sessão online com link enviado ao paciente. Sem instalar nada.
Relatórios
Sessões, faltas e receita por mês — números que ajudam a decidir.
Anamnese e formulários
Modelos prontos que você adapta à sua abordagem.