Prontuário que você pode defender
Evolução em linha do tempo, anamnese versionada e documentos cifrados. Anotação salva não se apaga: a correção entra como retificação, com data própria e a original preservada.
Na rotina do consultório
O problema antes do software
O prontuário é a parte da prática em que a exigência ética e a rotina real mais se afastam. A resolução que trata do registro documental pede um registro fidedigno, datado, guardado por anos e acessível a quem de direito. A rotina oferece o intervalo de dez minutos entre um paciente e o seguinte.
O resultado é conhecido. O caderno que não sai da gaveta e por isso não pode ser consultado quando o paciente liga em crise no sábado. O arquivo de texto sem data confiável, que pode ser reescrito sem deixar marca — e que, por isso mesmo, vale pouco se um dia precisar sustentar alguma coisa. A pasta na nuvem cheia de PDFs com nome de paciente no título, sincronizando também no celular.
E fica uma pergunta que quase ninguém consegue responder: quem, além de você, poderia ler isso? Em um arquivo comum, qualquer pessoa com acesso ao computador, à cópia de segurança ou à conta de nuvem. Não é uma pergunta técnica — é o que define se o sigilo profissional existe de fato ou só como intenção.
Como funciona
O que o PsicologoFácil faz com isso
Réplica do prontuário do PsicologoFácil: a evolução do paciente em linha do tempo, uma anotação por sessão, com o selo de sigilo profissional e o aviso de que anotação salva não se apaga — a correção entra como retificação.
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A evolução como linha do tempo, uma anotação por sessão
O prontuário abre na evolução: as sessões em ordem, da mais recente para a mais antiga, cada uma com data, horário, número na sequência e o texto da anotação. Você lê a trajetória de cima para baixo, que é como o raciocínio clínico se organiza — não como uma pilha de arquivos ordenada por nome.
A anotação nasce ligada à sessão que aconteceu, então a data do registro e a data do atendimento nunca se confundem: quem escreve na segunda sobre a sessão de quinta tem as duas guardadas separadamente, porque significam coisas diferentes.
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Escreva em rascunho; salve quando estiver pronta
Existe um rascunho por sessão, e ele é mutável de propósito: você escreve entre um atendimento e outro, sai da tela, volta, corrige a frase que ficou ruim. Nada disso é ainda registro documental — é escrita em andamento.
Ao salvar, o rascunho vira registro num único movimento e deixa de existir. A fronteira é explícita na tela para que salvar seja uma decisão, e não efeito colateral de fechar a aba.
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Anotação salva não se edita — corrige-se
A partir do momento em que é salva, a anotação não aceita alteração nem exclusão. Não é uma trava de interface que um botão escondido contorna: é o próprio banco de dados que recusa a operação. Nem a aplicação, nem o suporte, nem quem tivesse acesso administrativo conseguiria reescrever uma anotação sem deixar rastro.
A razão é o que dá valor ao registro. Um documento que pode ser reescrito silenciosamente não prova nada — nem para você, nem em uma auditoria do conselho, nem se algum dia for requisitado por decisão judicial. Um registro que só cresce, ao contrário, é uma linha do tempo confiável.
Errou, esqueceu um dado, quer acrescentar uma observação depois? Você cria uma retificação. Ela é uma nova anotação, com data própria, que aponta para a anterior e a marca como retificada. As duas continuam no prontuário e ambas continuam legíveis: quem lê vê o que foi escrito, quando foi escrito e o que foi corrigido depois. É assim que prontuário em papel sempre funcionou — a diferença é que aqui a regra é aplicada pelo sistema, não pela boa vontade de quem escreve.
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Cifrado com uma chave que é da sua conta
Anotações, anamnese, respostas de formulário e documentos anexados são cifrados antes de chegar ao banco de dados, com AES-256-GCM. A chave usada é exclusiva da sua conta, e ela mesma fica guardada cifrada por uma chave mestra que vive no ambiente de execução — nunca no banco.
A consequência é a que interessa: quem obtivesse uma cópia do banco de dados não leria prontuário nenhum. Cada anotação carrega ainda uma impressão digital do conteúdo, que permite verificar que o texto guardado é exatamente o texto salvo.
Toda leitura de prontuário fica registrada com autor, data e hora — inclusive uma eventual leitura de quem opera a plataforma. É o que responde à pergunta que importa num incidente: quem acessou o quê, e quando.
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Anamnese versionada e documentos no mesmo lugar
A anamnese segue a mesma lógica: salvar de novo cria uma versão nova em vez de sobrescrever a anterior. Um dado de história familiar que muda seis meses depois não apaga o que foi levantado na avaliação inicial — as duas leituras ficam, com data.
Documentos — relatório da escola, encaminhamento médico, contrato assinado — ficam anexados ao prontuário em armazenamento privado, cifrados, e abrem por um endereço temporário gerado na hora. Não existe link permanente de arquivo de paciente circulando por aí.
Limites
O que esta funcionalidade não faz
Nada aqui está escondido em nota de rodapé. Se algum destes pontos for requisito para você, considere-o ausente e decida com essa informação.
Não grava a sessão
Não existe arquivo de áudio nem de vídeo em nenhum ponto do sistema. Não há botão que crie um, não há armazenamento de mídia e não há plano em que isso passe a existir. Guardar a mídia de uma sessão clínica é um passivo que a plataforma não assume e que você passaria a carregar.
Transcreve só quando você pede e o paciente autoriza — e o rascunho não é prontuário
A transcrição é um recurso à parte, desligado por padrão. Ela converte a fala em texto, nunca em arquivo de mídia, e só começa depois de o paciente autorizar; a autorização fica registrada naquela sessão. O texto é cifrado com a chave da sua conta, como o resto do prontuário. Dele sai um rascunho de evolução pendente de revisão, e o banco impede que esse rascunho vire registro sem revisor e carimbo de revisão: o que entra no prontuário é o texto que você leu, corrigiu e assumiu como seu — não o que a máquina escreveu.
Não gera laudo, parecer nem atestado prontos
O prontuário guarda o registro; não redige documento psicológico. Você escreve o laudo ou o parecer sob a sua responsabilidade técnica e anexa. Documento que se preenche sozinho é o caminho mais curto para um documento que ninguém leu.
Sem assinatura digital com certificado ICP-Brasil
As anotações têm data, autoria e verificação de integridade, mas não são assinadas com certificado ICP-Brasil. Se o seu contexto exige documento nesse padrão, a assinatura acontece fora e o arquivo assinado pode ser anexado.
Não importa prontuário de outro sistema automaticamente
Não existe migração automática a partir de outra plataforma. Cadastros e anotações antigas entram manualmente ou como documento anexado. Em compensação, a saída é livre: você exporta tudo em formato legível quando quiser.
Perguntas frequentes
O que costumam perguntar
- Se a anotação é imutável, como corrijo um erro de digitação?
- Com uma retificação: você reescreve o trecho, salva, e a anotação nova passa a ser a versão vigente. A anterior fica marcada como retificada e continua visível. Nada se perde, nada é escondido.
- Por que o nome do paciente aparece abreviado nas listas?
- Porque a tela do consultório às vezes fica visível para quem não deveria ver — a pessoa que entra na sala, alguém atrás de você, uma captura enviada ao suporte. Fora do cadastro e do prontuário, o produto mostra "Mariana C.". A abreviação é feita no próprio dado, então uma tela nova já nasce respeitando a regra.
- Por quanto tempo o prontuário precisa ser guardado?
- O registro documental do CFP estabelece guarda mínima de cinco anos após o encerramento, prorrogável conforme o caso. O sistema controla essa data por prontuário e não apaga registro clínico por conta própria.
- A equipe do PsicologoFácil consegue ler o que escrevo?
- O conteúdo clínico é cifrado com a chave da sua conta e não faz parte do que a operação enxerga. Qualquer acesso de suporte a um prontuário fica registrado com autor, data e hora, e esse registro é seu.
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Anamnese e formulários
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